Privacy Policy
PERSONDATAPOLITIK
1. Indledning
Hos Homerunner er vi meget taknemlige for den store tillid, du som kunde, modtager eller afsender af forsendelser viser os. Ligeledes ønsker vi, at du som kunde eller bruger af vores tjenester har stor tillid til vores håndtering af dine personoplysninger. I denne persondatapolitik kan du læse, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi modtager om dig, når du er kunde, afsender eller modtager af pakkeforsendelser samt anvender andre funktioner og services på vores platforme, herunder via hjemmeside og apps.
Som et led i Homerunners daglige drift behandler virksomheden en række personoplysninger om kunder, afsendere og modtagere af pakkepost, samarbejdspartnere og leverandører. Dette sker både i forbindelse med, at Homerunner sælger og leverer ydelser til kunder, herunder står for at levere pakkepost for en kunde, i forbindelse med indkøb af varer eller ydelser til virksomheden, samt i forbindelse med samarbejder mellem eksterne parter og virksomheden. Derudover behandler vi i mange tilfælde også personoplysninger, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev.
Homerunner er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi har etableret en række sletteprocedurer, som sikrer, at vi løbende sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en registreret ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Homerunner i langt de fleste tilfælde som dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler, når vi indgår aftaler med kunder eller samarbejdspartnere. Når en kunde/pakkeafsender beder os om at stå for forsendelsen af en pakke, har vi således ansvaret for den behandling af personoplysninger, som er nødvendig for, at vi kan levere pakken til den selvstændig transportør, som derefter typisk varetager resten af forsendelsen frem til, at pakken leveres hos den rette modtager.
I særlige tilfælde kan vores rolle dog også være, at vi behandler personoplysninger på kundens vegne. I disse tilfælde betragtes Homerunner som databehandler, og der indgås derfor en databehandleraftale mellem kunden og os, som dækker denne behandling.
Du kan altid kontakte os, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger, denne politik eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesreglerne (læs mere herom nedenfor): Homerunner ApS Stigsborgvej 60 9400 Nørresundby E-mail: info@Homerunner.com Tlf. 77 34 05 00 www.Homerunner.com
2. Behandling af personoplysninger
Når du retter henvendelse til Homerunner, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse.
Hvis vi indgår en aftale med dig, behandler vi de personoplysninger, som er nødvendige for, at vi kan levere den aftalte ydelse. Typisk vil det være nødvendigt at behandle dine kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, mailadresse, telefonnummer og en leveringsadresse. Leveringsadressen kan være knyttet til en anden fysisk person, og i så fald er det også nødvendigt for os at behandle pakkemodtagerens navn og fysiske adresse samt telefonnummer eller mailadresse. Dette er nødvendigt for at kunne levere pakken og for at kunne advisere modtageren om, at pakken er på vej. I enkelte tilfælde modtager vi også oplysninger om pakkens indhold. Dette gælder hovedsageligt forsendelser til andre lande, fordi dette kan være nødvendigt af hensyn til registrering af farligt gods, beregning af told mv.
Hvis en pakkemodtager ønsker at sende en pakke retur, sker dette via en returportal. I disse tilfælde indtaster pakkemodtageren en e-mail og ordrenummer. Dette system henter herefter oplysninger om den pågældende pakke, herunder afsender og modtager samt indholdet af pakken, hvis dette er registreret. Ved returforsendelser er det nødvendigt for os at behandle indholdet af pakken samt årsagen til, at pakken sendes retur, fordi dette indgår som et naturligt led i behandlingen af returneringen.
Vi yder også kundeservice i de tilfælde, hvor vi selv har stået for en del af forsendelsen, og hvor der er spørgsmål til forsendelsen. Her anvender vi et supportsystem til håndteringen af henvendelserne. I disse tilfælde kan der også indgå personoplysninger om den, der henvender sig, oplysninger om hændelsesforløb/bortkomst, fuldmagtsforhold mv.
Vi behandler aldrig følsomme personoplysninger om kunder eller pakkemodtageren i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv.
Hvis kunden er en virksomhed, vil vi alene behandle personoplysninger om den kontaktperson, der er tilknyttet virksomheden i form af vedkommendes navn, stilling og direkte mail og telefonnummer.
Vi indhenter ovennævnte oplysninger direkte fra dig (kunden)/kontaktpersonen i forbindelse med, at der indgås en aftale. Hvis du tidligere har været kunde hos os, og du bestiller en ny ydelse, bruger vi dog de oplysninger, der allerede er registreret. Det tjekkes dog altid, om oplysningerne fortsat er korrekte.
I forhold til oplysninger om pakkemodtagere, indhenter/modtager vi disse oplysninger fra din virksomhed eller person, som har købt forsendelsen af pakken hos os. Det kan enten være direkte fra den, der har bestilt pakkeforsendelsen eller fra den webshop, hvor kunden har handlet.
3. Formål og retsgrundlag
3.1 Kunder, samarbejdspartnere mv. Vi har flere forskellige formål med at behandle personoplysninger, men den overordnede formål med behandlingen er at kunne administrere og fakturere/afregne den indgå aftale i henhold til de vilkår, der aftales med den enkelte kunde/pakkeafsender, samarbejdspartnere og leverandører. Det retlige grundlag for vores behandling er persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b).
3.2 Kunder/afsendere og pakkemodtagere For så vidt angår oplysninger om kunder og pakkemodtagere er de nærmere formål med behandlingen:
- at vi kan leve op til den indgåede aftale om at levere en ydelse, herunder at fragte den/de omfattede pakker,
- at vi kan sikre, at modtageren modtager forsendelser korrekt,
- at vi via tjenester på hjemmesider og apps kan give de relevante adgang til informationer om forsendelser samt at kunne administrere disse,
- at vi kan kommunikere med kunder/pakkemodtagere, håndtere reklamationer, yde kundeservice og support,
- at vi kan udvikle, forbedre og sikre de tjenester, vi tilbyder,
- at vi kan forhindre misbrug af tjenester og sikre sikker drift heraf,
- at vi kan sikre overholdelse af lovgivning,
- at vi kan udarbejde forskelle statistiske data over brugen af vores tjenester,
Det retlige grundlag for vores behandling er persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b). I nogle tilfælde benytter vi også persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f) som grundlag for at behandle personoplysninger, hvis vi vurderer, at vi har en legitim interesse heri, som ikke overstiges af den registreredes interesser og frihedsrettigheder. Dette gælder, når vi anvender personoplysninger til at forbedre og sikre de tjenester, vi tilbyder, for at forhindre misbrug, sikre drift samt udarbejde kundeundersøgelser og statistik. Vi har i den forbindelse også lagt vægt på, at denne behandling i sidste ende også kan gavne vores kunder og pakkemodtagere, ligesom vi har en legitim interesse i at sikre de ovennævnte forhold.
3.3 Modtagere af vores nyhedsbrev Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbreve, behandler vi oplysningerne for at kunne sende de relevante nyhedsbreve. I disse tilfælde er vores retlige grundlag for behandlingen persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (a), idet du altid bliver bedt om at give os samtykke til at sende dig nyhedsbreve.
4. Opbevaringsperiode
Homerunner opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt og til opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet. Vi har iværksat en række sletteprocedurer, som skal være med til at sikre, at vi ikke opbevarer personoplysninger i længere tid, end hvad der er nødvendigt.
4.1 Kunder, samarbejdspartnere mv. Personoplysninger om kontaktpersoner hos vores kunder, samarbejdspartnere og leverandørers opbevares så længe, at der fortsat består et kundeforhold/samarbejde.
Efter afslutningen af kundeforholdet eller samarbejdet opbevares personoplysningerne så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere aftalen og korrespondancen i sagen af hensyn til opfyldelse og dokumentation af den/de forpligtelse(r), Homerunner har. Vi vurderer således løbende, hvad der fortsat skal gemmes, og ved denne vurdering lægger vi netop vægt på:
- Om personoplysningerne indgår i materiale, som vi fortsat har brug for at opbevare af dokumentationsmæssige årsager
- Om personoplysningerne fortsat er ajourførte og korrekte
- Om der efter afslutningen af kundeforholdet er opstået grunde, som kan begrunde en fortsat opbevaring, f.eks. en tvist med kunden eller klage over vores behandling af oplysningerne
Al bogføringsmaterialet opbevares desuden altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.
4.2 Pakkeafsendere og -modtagere Hvis pakkeafsender- og/eller modtageren er en fysisk person, opbevarer vi personoplysningerne om dem i 12 måneder efter, at pakkelabelen er dannet i vores system. Denne opbevaringsperiode er fastsat ud fra, at vi skal kunne håndtere selve forsendelsen af pakken, ligesom der i en vis periode bagefter kan opstå spørgsmål med tilknytning til pakkeforsendelsen eller i forbindelse med en eventuel returforsendelse af pakken. En returnering af en pakke kan tidsmæssigt godt ligge noget tid efter, at selve pakken er leveret til modtageren, og derfor har vi vurderet, at vi har behov for at gemme data om pakkeafsender og -modtager i en periode på 12 måneder.
5. Overladelse og videregivelse af personoplysninger
I visse tilfælde overlades dine personoplysninger til Homerunners leverandører. Det kan være IT-leverandører, betalingsløsningsleverandører, markedsføringsbureauer og lignende, som behandler oplysningerne på vores vegne og efter vores instruks. I disse tilfælde har vi indgået en databehandleraftale med den pågældende leverandør, således at vi sikrer, at behandlingen alene sker efter vores instruks.
Vi videregivelser dine personoplysninger samt personoplysninger om pakkemodtagere til selvstændige fragtfirmaer og samarbejdspartnere, hvis opgave er at varetage en del af transportopgaven, herunder eksempelvis at udføre transport af dit gods. Disse fragtfirmaer betragtes som selvstændig dataansvarlige i forhold til disse oplysninger og vil skulle overholde de gældende persondataregler på samme vis som Homerunner. Vi samarbejder med en lang række selvstændige fragtfirmaer, eksempelvis DAO, GLS, Bring mv.
Ligeledes kan Homerunner videregive dine oplysninger til virksomhedens revisorer og advokater ved brug for revisionsmæssig eller juridisk bistand til løsning af konkret opgaver, hvor de pågældende personoplysninger er involveret.
Derudover videregiver virksomheden ikke personoplysninger til andre, medmindre vi har en retlig forpligtelse hertil, f.eks. ved en retsafgørelse, dommerkendelse, ved anmodning fra politiet og lignende.
6. Overførsel til tredjelande
I langt de fleste tilfælde er vores samarbejdspartnere beliggende indenfor EU/EØS eller i et sikkert tredjeland, eksempelvis UK. Hvis slutmodtageren af pakken er hjemmehørende uden for EU, vil pakken naturligvis blive viderefragtet hertil af transportøren. Det er dog typisk ikke os, der udfører denne del og vi deler i disse tilfælde heller ikke oplysninger med samarbejdspartnere uden for EU. Hvis pakken skal leveres til en modtager i et (usikkert) tredjeland, kan vi i sjældne tilfælde godt have et samarbejde med en transportør i et tredjeland, som vi udveksler oplysninger med. I det omfang der i denne udveksling indgår personoplysninger, hvis pakken eksempelvis sendes fra eller til en fysisk person, vil vi dermed foretage en overførsel af personoplysninger til et tredjeland. I disse særlige tilfælde anvender vi hjemlen i databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra b og c, idet overførslen er nødvendig af hensyn til opfyldelsen af aftalen om at levere en pakke til en modtager i det pågældende tredjeland. Vi anvender endvidere en løsning til udsendelse af nyhedsbreve, hvor de data, der opbevares heri, overføres til USA. Grundlaget for denne overførsel er standardkontraktbestemmelserne (SCC), og vi har i samarbejde med vores leverandør ligeledes truffet de nødvendige foranstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
7. Sikkerhedsforanstaltninger
Virksomheden har truffet en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger tabes, forringes eller uberettiget videregives til andre.
Vi gemmer alle personoplysninger elektronisk, og vi har taget stilling til, hvordan adgangsforholdene skal være til de dele af vores systemer, hvori der opbevares personoplysninger. Vi har endvidere etableret særlige regler for at kunne tilgå vores systemer fra andre lokationer end vores kontorfaciliteter, hvor vi også har fysisk adgangskontrol. Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om personoplysninger håndteres forsvarligt. Der tages backup dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls.
Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data. Virksomheden har desuden pålagt samtlige medarbejdere tavshedspligt i forbindelse med de personoplysninger, de får kendskab til under deres virke.
8. Registreredes rettigheder
Som registreret, har du altid ret til at anmode os om at få yderligere indsigt i dine personoplysninger samt til at få dem udleveret. Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ligeledes ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.
Homerunner er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
Du har også i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du altid mulighed for at klage til Datatilsynet over Homerunners behandling af dine personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. På Datatilsynets hjemmeside kan du ligeledes læse mere om reglerne for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder.